Comment réduire le temps passé sur les tâches administratives?

By 25 septembre 2016 Gestion, Outils
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J’ai vécu l’expérience d’entrepreneur très jeune, et aujourd’hui, j’ai le plaisir de travailler avec beaucoup d’entre eux.  Je reconnais la passion du métier, celle qui conduit les entrepreneurs dans un parcours long et gratifiant. Dans ce parcours, les tâches administratives ne sont pas toujours la priorité : pour les passionnés de sport, d’art, de musique et d’autres métiers, devoir faire des factures, organiser la liste des clients, archiver les papiers sont, entre autres, des tâches qui se révèlent bien souvent chronophages et qui deviennent vite une contrainte de dernière minute. Même si son intérêt en termes de revenus est difficile à entrevoir, la gestion administrative est pourtant bel et bien une tâche nécessaire !

Afin de développer votre activité d’entrepreneur et de faire rentrer de l’argent, la priorité est de consacrer du temps à gagner des clients, développer de nouvelles activités et trouver de nouveaux partenaires. Mais souvent, la réalité nous rattrape : entre la gestion de planning, les réservations et la facturation, les tâches administratives occupent une grande partie de notre quotidien… au détriment d’autres projets.

Selon une enquête Ifop pour Cosma Experts, au premier semestre de 2014 en France, un patron de PME sur trois n’a pas pu consacrer suffisamment de temps au développement et à la compétitivité de son entreprise.

Ces chiffres confirment qu’il est de plus en plus compliqué de consacrer suffisamment de temps au développement de son entreprise.

Heureusement, la technologie permet de nos jours de réduire le temps consacré aux tâches administratives.  Oui, en s’équipant des bons outils, il est possible d’économiser plus de 30% de temps consacré à ces démarches en s’équipant de la meilleure manière qui soit.

Voici 3 conseils simples pour démarrer !

1. Un logiciel adapté à votre métier pour la gestion de votre planning

La gestion de planning peut prendre beaucoup de temps. Pour mieux s’organiser, il est recommandé d’utiliser un logiciel adapté à votre métier, capable d’organiser votre calendrier d’activités facilement et rapidement.

Pour être efficace, cette solution doit être adaptée à votre activité et assurer la gestion de l’ensemble de votre planning. Avec une gestion de planning simplifiée, il est envisageable de réduire de manière importante le temps que vous consacrez à organiser votre agenda.

2. Un outil en ligne pour la prise de réservations et leur suivi

Le concept ? Permettre aux professionnels et petites structures d’automatiser la gestion des réservations de leurs activités grâce à un catalogue en ligne accessible aux clients.

Une fois le catalogue publié, toutes les tâches de gestion des réservations seront gérées en temps réel par votre outil : prise de réservation, confirmation, gestion d’annulations et de paiement… Résultat : vous passerez moins de temps au téléphone et pourrez consacrer plus de temps à l’accueil client.

Pour un résultat optimal, l’outil doit être adapté aux spécificités de votre activité, comme la gestion du matériel, des listes d’attente, ou encore des thématiques. Vous êtes moniteur de canyoning ? Demandez la taille et le poids du client à la réservation. Vous êtes moniteur de ski ? Demandez au client son niveau. Vous gérez du matériel ? Proposez une option de location.

3. Une aide pour la gestion de facturation et du flux de caisse

La gestion de la facturation et du flux de caisse est parfois tellement chronophage qu’elle devient un frein au développement même de votre activité.

Parmi les tâches inévitables du quotidien : respect des obligations, suivis de factures, flux des ventes (classer, faire le suivi, relancer)… Des tâches répétitives qui nécessitent généralement beaucoup de temps afin d’être réalisées au mieux.

Quels sont les meilleurs moyens d’organiser correctement ces tâches administratives ?

Posséder un outil qui vous permet, en quelques clics seulement, de facturer votre client, d’éditer un relevé de caisse et un rapport de ventes. Car que vous soyez indépendant, soumis à la TVA ou syndicat local, votre facture, entièrement paramétrable, doit répondre aux obligations légales.

Nous partagerons dans ce blog d’autres conseils et outils pour la gestion des activités de professionnels et petites structures. Pour en bénéficier, inscrivez-vous sans plus tarder !

Avez-vous des questions sur la gestion des tâches administratives ? Faîtes-nous en part en commentaire, nous serons ravis de vous aider.

À bientôt !

N’avez-vous jamais rêvé de vous débarrasser une bonne fois pour toutes de l’ensemble de ces tâches administratives ?

Pour cela, nous vous invitons à télécharger l’infographie « 3 moyens de réduire le temps consacré aux tâches administratives ».

3 moyens de réduire le temps consacré aux tâches administratives

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