Activiteez aide Bloc Session à réduire de 40% sont temps au téléphone

By 22 décembre 2016Nos clients, Réservation
  • 25 % d’augmentation du nombre de nouveaux clients pendant la première année

  • 30% d’augmentation des réservations

  • 40% de temps en moins au téléphone

À propos de Bloc Session

Bloc Session propose un service d’escalade indoor, original et ludique dans les salles de La Ciotat & de Toulon.

Les réservations prenaient en moyenne 20 minutes

Avant d’utiliser Activiteez, les appels téléphoniques s’enchaînaient sur le standard de Bloc Session. Une réservation prenait en moyenne 20 minutes.

« Avant d’utiliser Activiteez, on se retrouvait souvent à travailler sept jours sur sept pour entretenir la salle, gérer l’équipement, organiser le planning et gérer les réservations. J’avais un planning sur Excel, un agenda papier et un formulaire de réservations. Chaque appel téléphonique durait en moyenne 20 minutes. J’obtenais les informations des participants, regardais les disponibilités des moniteurs et de la salle, puis j’ajoutais la réservation à mon calendrier. J’avais un calendrier papier doté d’une couleur différente pour chaque moniteur, des formulaires et des bulletins de réservation. Ensuite, je remplissais chaque réservation manuellement dans un agenda Google partagé entre plusieurs moniteurs. Il y avait toujours des erreurs, des annulations non prises en compte » , confie Matthieu, qui gère la majeure partie des réservations et des appels de la structure.

Bloc Session gère en moyenne 100 réservations par mois. La majorité des nouveaux clients vient de son site internet.

Une solution simple et adaptée à notre métier

Lorsque les employés de Bloc Session ont commencé à utiliser Activiteez, ils ont découvert une solution simple, abordable et beaucoup plus accessible que la gestion de papiers, de formulaires et d’appels. Plus important encore, Bloc Session a trouvé une solution adaptée à son activité de club d’escalade, en constante évolution.

« Activiteez prend en compte nos besoins spécifiques. L’une de fonctionnalités dont nous avions besoin était de gérer plusieurs ressources physiques et le planning des moniteurs. Avec Activiteez, nous l’avons ! La gestion de réservations nous a permis de réduire de 40% le temps passé au téléphone. Aujourd’hui, il est plus facile d’ajouter une réservation, de gérer les horaires et les plannings des moniteurs, le tout dans une seule et même interface. Avant Activiteez, tout cela était fait avec du papier et un stylo pendant que le client était au téléphone. À présent, quand quelqu’un réserve directement via Activiteez, nous gagnons un temps fou ! » Gérant Bloc Session.

Facile à mettre en place

Pour l’équipe de Bloc Session, la mise en place du logiciel a été très simple. Tous les éléments de leur activité ont été pris en compte : la taille du groupe, le temps, les niveaux, l’équipement et le personnel.

« Activiteez nous aide à rester organisés avec le nombre de séances que nous proposons sur les murs. La mise en place et la formation sont simples : en moins de 30 minutes, toutes nos activités et notre planning étaient configurés. », confie Matthieu.

Permettre au client de les trouver à tout moment

Grâce à Activiteez, les clients de Bloc Session peuvent effectuer leurs réservations eux-mêmes et à tout moment. Cela a permis d’améliorer l’expérience des clients et de réduire leurs contraintes.

«  Grâce à notre catalogue et à la réservation en ligne, nous avons réussi à augmenter nos réservations de 30 %. Chaque activité est répertoriée avec une description complète, le prix, les niveaux et les règles. Nos clients peuvent consulter et réserver, indiquer le nombre de participants et choisir une date et une heure qui leur convient. Aujourd’hui, 45 % de nos clients réservent eux-mêmes via Activiteez. Notre temps est mieux dépensé. Fini le téléphone et toutes les tâches liées aux réservations ! ». Gérant Bloc Session.

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