Quatre aspects clés pour optimiser la gestion du Bureau des Guides

By 30 janvier 2017 Gestion, Outils, Planning, Réservation

Vous gérez un bureau des guides. C’est la pleine saison et, en vous levant le matin, vous vous sentez victime de votre liste interminable de tâches : calendrier d’activités, planning des guides, honoraires, facturation, gestion des réservations…

Un bureau des guides peut compter de 2 à 200 guides, voire plus. Dans ce métier où les interactions avec les clients, partenaires, revendeurs et professionnels encadrants sont quotidiens, le défi de gestion est assez complexe. Sans compter les contraintes spécifiques au métier, les différents types d’activités (ski, alpinisme, randonnée…), les saisons, la météo, la gestion du matériel, la gestion des guides et des partenaires et, cerise sur le gâteau, les réservations de clients qui deviennent de plus en plus exigeants.

La gestion des professionnels encadrants​ (c’est à dire « les guides ») est un des éléments fondamental dans le bon fonctionnement d’un bureau. Cela comprend non seulement le planning, la gestion des disponibilités et le profil de chacun (expertise, disponibilités, préférences) mais aussi la communication, les honoraires et la facturation. Aux besoins de gestion des guides s’ajoute la gestion des réservations qui comprend les appels téléphoniques, les confirmations, les rappels, l’organisation du planning …

Après avoir travaillé avec plusieurs bureaux des guides et professionnels de montagne, nous avons constaté que la majorité d’entre eux utilisait des outils qui non-adaptés au métier. Certains ont improvisé, de façon très originale, différentes solutions : calendrier papier, fichier Excel, formulaires papiers, et même des agendas papier… qui deviennent facilement ingérables. Ils pensent alors que tous les moyens sont bons pour s’organiser même si ce n’est pas toujours efficace.

D’autres bureaux ont choisi d’investir dans un, voire plusieurs outils : l’un pour la gestion du calendrier, un autre pour la gestion de facturation et aussi des outils de réservation. La liste est assez longue. Il faut considérer que le choix de plusieurs logiciels indépendants implique un manque de cohérence dans la gestion, des erreurs difficiles à éviter et bien sûr une charge de travail supplémentaire pour tout consolider, sans parler des frais considérables qu’ils engendrent. Suite à notre expérience avec ces bureaux des guides, nous avons identifié 4 ​aspects-clés à prendre en compte pour optimiser la gestion du bureau des guides.

À la fin de cet article, vous saurez exactement quels sont les éléments-clés à prendre en compte dans le choix de votre outil de gestion. C’est parti !

1. Gérez votre planning en temps réel

La gestion des plannings comprend le planning des activités, l’affectation des guides et bien sur les contraintes du métier : numéros de réservations confirmées, météo, création des nouveaux groupes et annulations des activités, entre autres. En parallèle, il faut veiller à bien gérer la réaffectation et les changements de dernière minute. Vraiment pas simple !

Afin d’éviter d’oublier des clients dans votre planning, de commettre des doublons, de répondre aux clients insatisfaits et de faciliter la gestion de planning et disponibilités, la seule solution est de gérer votre planning en temps réel.​

En effet, la gestion de planning en temps réel est le premier élément à prendre en compte dans le choix d’outil de gestion pour le bureau des guides. Cela inclut trois dimensions :

  • Le planning des activités
  • La vision des disponibilités des guides
  • Les réservations des clients et partenaires

Grâce à ces éléments, la gestion de planning et l’affectation des guides s’effectue en quelques clics.

2. Automatisez les réservations d​e vos​ clients dans un même outil

Pour assurer la gestion des ressources et améliorer l’expérience client, il est indispensable de choisir un outil qui automatise et gère les réservations dans la même interface.​ C’est le meilleur choix pour éviter de passer des heures à consolider le planning des guides avec les réservations des clients, et ainsi éviter les erreurs et incohérences.

En outre, la gestion des réservations est une tâche qui nécessite d’être disponible 24 heures sur 24, afin de ne pas rater les appels des clients et partenaires et pouvoir y répondre rapidement. Il faut aussi gérer, entre autres, le suivi des réservations, administrer les listes d’attentes, les confirmations ainsi que les annulations. Tous ces éléments sont fondamentaux dans l’expérience et la satisfaction de vos clients.

En faisant l’acquisition d’un outil gérant les tâches répétitives (réservation, envoi de tickets, confirmations, changements ou annulations, gestion des paiements, facturation, rappel automatique…), vous gagnerez plus de 30% en productivité.

3. Simplifiez la gestion des revendeurs et partenaires

Un outil de gestion du bureau des guides doit permettre à vos revendeurs et partenaires d’accéder à votre planning et à votre catalogue d’activités​ en temps réel, afin qu’ils puissent vendre vos activités.

En donnant un accès direct de votre planning à vos partenaires, les réservations qu’effectueront vos partenaires seront prises en compte en temps réel et vous feront augmenter votre chiffre d’affaires. Vos bénéfices seront alors multipliés par deux, vous simplifierez votre organisation et, surtout, vos partenaires n’auront plus besoin de vous appeler pour réserver.

Pour votre bureau des guides, la gestion intégrée de vos partenaires réduira de façon considérable votre temps d’organisation car tous les acteurs sont pris en compte.

4. Automatisez les honoraires et la facturation

La gestion des honoraires englobe le suivi détaillé du planning de chaque moniteur, les activités réalisées, le temps passé, le numéro des participants ou le mode de rémunération (à l’engagement, à l’heure, à la demi-journée, en part variable…). En pleine saison, la consolidation de ces éléments devient un vrai parcours du combattant ! Des tâches qui demandent du temps et de l’énergie ; entre la consolidation, la révision, la validation, la consolidation de nouveau, la revue des plannings…

Un outil qui vous permet le calcul automatique de la note d’honoraire pour chaque guide vous facilitera la tâche. De plus, vous réduirez les tracas de consolidation et de temps pour faire d’autres tâches plus amusantes. Les bénéfices d’un outil qui intègre ces fonctionnalités liées au planning et à la gestion de moniteurs sont majeurs en termes de simplicité, de traçabilité et de productivité.

Et cet outil peut aujourd’hui être à votre portée.​ Grâce aux retours d’expériences de nos clients, nous avons développé une solution pour répondre aux besoins spécifiques des métiers de la montagne.

Activiteez​ gère sur un seul planning vos activités, vos guides et vos réservations. Et comme votre planning d’activités est connecté à vos guides, vos clients et vos partenaires, toutes les notifications sont automatiques. Depuis la confirmation de réservation, vous êtes certain de ne rien oublier. De plus, cela fonctionne tout seul ! Et ce n’est pas tout : Activiteez​ gère aussi les disponibilités des guides en temps réel et le flux des honoraires et de facturation.

Vous pouvez facilement gérer le tout sans gros budget, sans avoir besoin de connaissances avancées en informatique.

Alors lancez-vous !

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Nous allons vous montrer comment utiliser Activiteez dès à présent dans cette vidéo !

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