Gérez votre planning en temps réel…c’est possible !

By 13 février 2017 Gestion, Outils, Planning

Pour la majorité des bureaux des guides, la gestion et l’organisation des plannings est un vrai défi. La gestion des plannings comprend le planning des activités, l’affectation des guides et bien sur les contraintes du métier : numéros de réservations confirmées, météo, création des nouveaux groupes et annulations des activités, entre autres. En parallèle, il faut veiller à bien gérer la réaffectation et les changements de dernière minute. Vraiment pas simple !

Afin d’éviter d’oublier des clients dans votre planning, de commettre des doublons, de répondre aux clients insatisfaits et de faciliter la gestion de planning et disponibilités, la seule solution est de gérer votre planning en temps réel.​

D’abord la mise en place du planning des activités, il faut s’assurer d’affecter un guide à chaque activité selon son profil et ses disponibilités (bien que ce dernier puisse changer à tout moment son calendrier). Il faut aussi veiller à ne pas commettre de doublons et à ne pas laisser une activité sans guide disponible, au risque d’avoir des clients insatisfaits.

Bien que le planning dépende du nombre de réservations confirmées par les clients ou partenaires, il faut s’assurer d’effectuer les réaffectations, les changements de dernière minute et les annulations.

La gestion de planning avec l’interaction de nombreux acteurs devient vite très compliquée avec des outils papier ou des fichiers Excel, surtout quand nous avons à gérer plusieurs guides qui passent la plupart de leur temps sur le terrain. Un calendrier papier ne peut effectivement pas prendre en compte tous les intervenants, ni toutes les réservations clients et les partenaires. Il devient alors très difficile de gérer les changements de dernière minute et d’informer tout le monde en temps réel.

Enfin, la gestion d’un bureau des guides nécessite une grande capacité d’organisation et de veille pour s’assurer de ne pas se tromper. Entre l’obtention des informations par téléphone, la création des réservations, l’organisation des groupes, les disponibilités des guides et les confirmations des réservations… Une erreur est vite arrivée !

Pour vous aiguiller dans vos méthodes de travail, nous avons trouvé des supers héros de la gestion et de l’organisation parmi plusieurs bureaux des guides. Sofia, secrétaire du Bureau des Guides nous raconte :

 « J’ai un calendrier papier doté d’une couleur différente pour chaque moniteur, des formulaires ainsi que des bulletins de réservation. Ensuite, je remplis chaque réservation manuellement dans un agenda Google partagé entre plusieurs moniteurs. Je m’en sors pas mal, mais il y a malgré tout des erreurs : des annulations non prises en compte, des guides avec des groupes incomplets… Ça demande beaucoup de temps, d’organiser tout ça… »

Afin d’éviter d’oublier des clients dans votre planning, de commettre des doublons, ou encore de répondre aux clients insatisfaits, la seule solution est de gérer votre planning en temps réel. Cela facilitera considérablement votre gestion de planning et des disponibilités.

Le planning en temps réel est un élément fondamental à prendre en compte dans le choix d’un outil de gestion pour le bureau des guides.

Cela inclut 3 dimensions :

  • Le planning des activités
  • La vision des disponibilités des guides
  • Les réservations des clients et partenaires

Grâce à ces éléments, la gestion de planning et l’affectation des guides devient très simple et s’effectue en quelques clics.

Activiteez est un outil qui vous permet de gérer votre planning, les disponibilités des guides et les réservations en temps réel. En un clic, vous pouvez ajouter, déplacer ou enlever des plages horaires, affecter des moniteurs, mais aussi voir et informer en temps réel de tous les changements.

Activiteez permet également à vos guides d’accéder aux plannings en temps réel. Ainsi, plus de problèmes pour savoir qui est disponible : chaque guide gère son propre planning en temps voulu !

Pour aller plus loin consultez, « Quatre aspects clés pour optimiser la gestion du Bureau des Guides  »

Découvrez tous les outils pour optimiser la gestion de votre bureau des guides.

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