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Utilisation d’Activiteez comme module de caisse

Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants et professionnels assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel de caisse ou système de caisse doivent utiliser un logiciel sécurisé satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Activiteez répond aux conditions stipulées par la loi et peut être utilisé comme logiciel de caisse par l’activation du module de caisse (en option) et la remise d’un certificat individuel.

Pour l’activation de l’option du module de caisse, veuillez nous contacter.

Inaltérabilité

Lorsque vous utilisez le module de caisse, toutes les données entrées dans la caisse sont gardées en historique et ne peuvent plus être effacées:

Fonctionnellement:

  • Les données initiales sont conservées ainsi que toutes les modifications avec la date de modification et la personne ayant réalisé ces modifications,
  • Une fois la caisse clôturée (chaque jour), les transactions antérieures à la date de clôture ne peuvent plus être modifiées. Les modifications doivent donc s’opérer avec une nouvelle écriture rectificative et à une date postérieure à la clôture.

Techniquement:

  • Les données sont stockées sur plusieurs serveurs différents et sont signées éléctroniquement.
  • Il n’existe aucune fonction de suppression définitive des données. Les données « effacées » restent accessibles dans la corbeille.
  • Toute transaction peut être « auditée » et son historique affiché.

Sécurisation

L’ensemble des données est sécurisé fonctionnellement et techniquement.

Fonctionnellement:

  • Les données ne sont accessibles qu’aux personnes authentifiées ayant les droits sur le compte.
  • Chaque donnée initiale est stockée et signée ainsi que la personne ayant effectué l’ajout.
  • Chaque modification est stockée et conservée, ainsi que la personne ayant effectué la modification.
  • La donnée finale est le résultat de la donnée initiale et du chainage des modifications.
  • La fonction d’audit permet de vérifier cette chaine et de recalculer la signature du résultat pour vérifier l’intégrité.

Techniquement:

  • Une authentification est nécessaire pour l’accès au données.
  • Les données signées utilisent un algorithme SHA256.

Conservation

La procédure de clôture est accessible depuis le module de caisse.

Fonctionnellement:

  • Lors de la procédure de clôture, l’ensemble des données de la période clôturée est marqué « clôturé » et ne peut plus être modifié par la suite.
  • Les informations agrégées de Z, de somme du mois par taux de TVA, de somme de l’année et de somme de l’ensemble des données depuis le début de l’utilisation du compte activiteez sont stockées avec la clôture.
  • Les données agrégées ne peuvent jamais être modifiées.
  • Les données agrégées sont visibles dans la fonction d’audit.

Techniquement:

  • Une authentification est nécessaire pour l’accès au données.
  • Les données signées utilisent un algorithme SHA256.

Archivage

  • Les données sont stockées sur plusieurs serveurs différents et sur au moins deux bases de données sur deux continents différents.
  • Les serveurs sont sauvegardés quotidiennement. Les sauvegardes annuelles sont conservées six ans.