Vos premiers pas avec Activiteez

Comment créer un compte ?

Activiteez a été créé comme un service simple pour aider les professionnels indépendants à gérer leur planning, assurer la gestion des réservations et la promotion de leurs activités. En prenant en main ces tâches encombrantes, Activiteez permet à tous les professionnels indépendants, petites et moyennes structures de développer leurs activités avec un service disponible 24h/24 et à un prix accessible.

Créez votre compte Activiteez et testez gratuitement pendant 1 mois toutes les fonctionnalités sans aucun engagement.

  1. Rendez-vous sur https://pro.activiteez.com et cliquez sur « Créer un compte » (en haut à droite)
  2. Utilisez votre adresse email comme login, choisissez un mot de passe
  3. Choisissez votre profil
  4. Laissez vous guider ou cliquer sur « Skip » pour vous rendre directement sur votre interface de gestion.

Comment choisir son profil ?

Quelque soit le profil choisi, vous pouvez tester gratuitement toutes les fonctionnalités pendant 1 mois.

Vous organisez les activités pour d’autres pros et devez gérer les plannings de toutes les ressources, les notes d’honoraires etc… ? Choisissez un compte dans « Regroupement de pros« . C’est un compte « Business ».

Vous organisez vos activités, prenez vos réservations avec vos clients vous mêmes ou à travers des partenaires et revendeurs ? Choisissez un compte « Indépendant ». C’est un compte « Pro »

Vous êtes moniteur, guide ou membre d’un bureau et souhaitez accéder à votre planning individuel pour le bureau et y indiquer vos disponibilités ou faire vos factures ? Choisissez un compte « Gratuit« . C’est gratuit en illimité, même après le premier mois !

Vous êtes simplement revendeur d’activités et souhaitez accéder au planning de votre partenaire ? Choisissez un compte « Gratuit« . C’est gratuit en illimité, même après le premier mois !

Planifier des activités

Comment créer une activité ?

A partir du menu « Planifier »

  1. Faites glisser une activité depuis le bandeau des activités types en haut directement à l’endroit désiré sur le calendrier. Déplacez, allongez, éditez…

ou

  1. Cliquez sur le bouton « + Activité Nouvelle »
  2. Donnez un titre, une date de début ainsi qu’une date de fin. Vous pouvez rajouter les informations de votre activité, comme une description, un lieu ou une image personnalisée.
  3. Et si vous voulez donner la possibilité à vos clients de s’inscrire automatiquement, renseignez la capacité le prix et l’option pour la prise de réservation.
  4. Enregistrez

Découvrez la planification en quelques minutes et en vidéo…

Comment créer une activité type ?

A partir du menu « Planifier »

  1. Depuis une activité existante, cliquez sur l’activité pour l’afficher.
  2. Utilisez la flèche à droite du bouton éditer.
  3. Cliquer sur « activité type »

L’activité est dupliquée et apparait maintenant dans le bandeau des activités type.

OU

Utilisez le menu Planifier / Activités type

OU

Cliquez sur « Gérer » à droite dans le bandeau des activités type.

  1. Donnez un titre, une date de début ainsi qu’une date de fin. Vous pouvez rajouter les informations de votre activité, comme une description, un lieu ou une image personnalisée.
  2. Et si vous voulez donner la possibilité à vos clients de s’inscrire automatiquement, renseignez la capacité le prix et l’option pour la prise de réservation.
  3. Enregistrez

Comment programmer une activité récurrente ?

Pour une activité récurrente, l’heure de début et de fin pour chaque occurrence sont fixées par l’heure du premier jour et l’heure du dernier jour. Par exemple si vous choisissez le 1er janvier 8h comme date de début et le 15 janvier 18h comme date de fin, puis une répétition tous les jours, votre activité sera programmée tous les jours de 8h à 18h du 1er au 15 janvier inclus.

Choisissez l’occurrence dans l’onglet « Prix, Réservations » catégorie inscription unique Réservable.

  • jour par jour : la réservation se fait par jour
  • à l’heure : la réservation se fait à l’heure entre l’heure de début et l’heure de fin (sélectionnez éventuellement une exception pour indiquer des fermetures le week-end par exemple)

Qu'est-ce qu'une activité type ?

Une activité type est un modèle d’activité que vous pourrez réutiliser plusieurs fois dans votre agenda. Très pratique pour vos activités réccurentes, vous pouvez utiliser les activités type pour faire votre planification rapidement.

N’importe quelle activité peut-être transformée en activité type.

  1. Dans la section « Planifier », cliquez sur une activité
  2. Cliquez sur la flèche à droite de « Editer »
  3. Cliquez sur « Ajouter aux activités types »

Vous pouvez désormais glisser-déposer cette activité n’importe où dans votre agenda.

Comment utiliser le glisser-déposer (drag and drop) ?

A partir du menu « Planifier », cliquez sur l’activité type dans le bandeau en haut et maintenez le bouton appuyé.

Déplacez la ressource sur le calendrier à l’endroit souhaité, relâchez le bouton.

Complétez l’activité, avec au minimum un titre, puis enregistrez !

Comment des activités avancées (fin variable, création pendant la réservation...) ?

Tutoriel:

  • Programmer des activités dont la durée est adaptée au moment de la réservation
  • Modifier des activités pendant la prise de réservation
  • Ajouter des activités à la volée pendant la réservation

Gérer des ressources

Comment utiliser activiteez pour louer des kayaks, des VTT ou des skis ?

Tuto premiers pas pour la réservation de kayaks…

Comment ajuster la durée de l'activité au moment de la réservation ?

Utilisez les options de prix de type durées avec l’option « flexible » activée

Tuto #2 pour la réservation de kayaks…

Prendre des réservations

Quel mode de réservation choisir ?

Vous pouvez choisir le type de réservation dans l’onglet « Prix, Réservations » de l’édition de votre activité. Vous pouvez sélectionner plusieurs modes de réservation à la fois. Il sera alors demandé au client le mode de réservation qu’il souhaite utiliser au moment de son inscription.

  • Si vous ne sélectionnez aucune option, votre activité sera visible, mais seul vous pourrez prendre des réservations en utilisant le bouton « Réservation Rapide ».
  • « CB »: Toute personne peut s’inscrire, mais l’inscription n’est confirmée qu’après paiement par Carte Bancaire ou par compte Paypal. Il est indispensable d’indiquer alors un prix et le montant à payer (acompte). Le paiement se fait à Activiteez qui vous reverse le montant de l’inscription après la date de la prestation et déduction de la commission (si applicable).
    (Consultez les tarifs et Conditions Générales du service pour plus d’informations)
  • « Ouverte à tous » : Toute personne authentifiée peut s’inscrire. L’authentification peut se faire avec un compte google, un compte facebook ou un login Activiteez créé gratuitement à partir d’une adresse email valide.
  • « Abonnés » : Les personnes authentifiées et qui font partie de vos clients premiums peuvent s’inscrire ou si vous spécifiez un type d’abonnement, seules les personnes avec ce type d’abonnement peuvent s’inscrire. Si vous voulez enlever un crédit sur l’abonnement lors de l’inscription, cochez la case correspondante (attention, dans ce cas, le total de la réservation sera de 0 Euros).
  • « Partenaires » : Les personnes authentifiées que vous désignez comme partenaires dans votre menu « Préférences » peuvent prendre des réservations.
  • « Mot de passe » : Toutes les personnes possédant le mot de passe que vous choisissez peuvent s’inscrire, sans avoir besoin de s’authentifier.

Les modes de réservations en vidéos…

Comment permettre à mes clients de réserver directement ?

Réservation

Dans l’onglet « Prix, Réservations » de l’édition de votre activité, sélectionnez au moins l’une des options suivantes:

  • « CB »,
  • « Ouverte à tous »
  • « Abonnés »
  • « Mot de passe »

Comment permettre à mes partenaires de réserver pour moi ?

Dans l’onglet « Prix, Réservations » de l’édition de votre activité, sélectionnez l’option « partenaire ».

Assurez-vous aussi que le partenaire est dans la liste de VOS partenaires et qu’il possède un compte (gratuit) et un mot de passe.

Comment ajouter un agent à mon compte ?

  1. Dans le menu « Réserver », cliquez sur « mes partenaires »

OU

  1. Allez dans le menu « Paramètres »
  2. Utilisez l’onglet « Partenaires »
  3. Donnez un nom à votre partenaire ou agent
  4. Indiquez l’adresse email : attention cette adresse email doit être celle avec lequel votre partenaire s’identifiera sur Activiteez.
  5. Appuyez sur le bouton vert « + »
  6. Sauvez vos paramètres
  7. Si l’adresse email que vous avez indiqué est celle d’un compte Google ou Facebook, votre agent pourra simplement s’authentifier grâce à son compte Google ou FaceBook
    Si cette adresse email est une autre adresse email, vous ou votre agent devrez « Créer un compte » avec cet email

Comment permettre le paiement en ligne d’une activité ?

  1. Editez une activité existante ou une nouvelle activité
  2. Cliquez l’option « CB » dans l’onglet « Prix, Réservations »
  3. Enregistrez

Intégrer activiteez sur son site web

Utiliser le paiement en ligne

Quel est le coût du service ?

L’offre Activiteez GO est gratuite. Elle permet la présentation simple de vos activités sur votre page personnelle ou sur un calendrier intégré à votre site web.

Il est possible de permettre à des agents de prendre des réservations à votre place ou aux clients de s’inscrire directement en ligne grâce à l’offre “PRO” Pour seulement 19 euros /mois.

L’offre intégrant le paiement direct par Paypal est basée sur un contrat d’apporteur d’affaire et d’encaissement pour votre compte par SLJ Conseil. Vous payez une commission de 10% sur les réservations prises et payées sur internet. Cette commission d’apporteur d’affaire est directement déduite de la somme correspondant aux achats en ligne qui vous est reversée en fin de mois par SLJ Conseil, ainsi vous n’avez rien à débourser. Cette commission couvre les frais de gestion de SLJ Conseil ainsi que les frais Paypal. L’accès à cette offre est soumis à approbation par SLJ Conseil du contrat d’apporteur d’affaire (ce qui est généralement le cas pour les prestations usuelles) ainsi qu’à un minimum de 10€ de commission par mois.

Comment activer le paiement en ligne ?

  1. Allez dans l’onglet « Prix, Réservations » de l’édition de votre activité.
  2. Sélection l’option « CB ».

Désormais, toute personne peut s’inscrire, mais l’inscription n’est confirmée qu’après paiement par Carte Bancaire ou par compte Paypal. Il est indispensable d’indiquer alors un prix et le montant à payer (acompte). Le paiement se fait à Activiteez qui vous reverse le montant de l’inscription après la date de la prestation et déduction de la commission (si applicable). (Consultez les tarifs et Conditions Générales du service pour plus d’informations)

Comment demander le remboursement d'un paiement en ligne ?

  1. Allez sur l’activité concernée, puis sur la liste des participants.
  2. A gauche du nom du participant, s’il a payé en CB, vous avez un logo orange.
  3. Cliquez sur ce logo pour demander un remboursement client. Le remboursement sera effectué directement par nos soins via Paypal.

Gérer les planning des ressources, moniteurs, guides...

Comment gérer mon planning pour un moniteur dont le bureau utilise Activiteez ?

  • Utilisez ou créez un compte GRATUIT

Allez sur pro.activiteez.com

Si vous avez un compte, connectez vous avec « Se connecter »

Si vous n’avez pas de compte, créez un compte en cliquant sur le bouton « Créer un compte ». Le type de compte à créer est un compte « Go pour moniteur». C’est GRATUIT.

  • Donnez la visibilité de vos dispos

Une fois votre compte créé et vos informations renseignées,

  • Allez sur paramètres/ préférences/ partenaires/ et dans le menu « ils peuvent voir mon planning », ajoutez l’email de contact du bureau des guides.
  • De son côté, le bureau des guides doit avoir ajouté votre email dans la liste des moniteurs (menu Préférences/Paramètres/Moniteurs).

Une fois cette étape effectuée, vous êtes connecté avec le bureau des guides et la branche sur laquelle vous souhaitez être ajouté au tour de rôle.

  • Gérer ses disponibilités

Pour vous inscrire sur le tour de rôle, vous devez indiquer vos disponibilités.

  • Dans le menu « Mon Planning », faites glisser un évènement « Dispo » sur votre planning sur la ou les dates auxquelles vous êtes disponibles.
  • Côté bureau, vos dispos sont visibles en temps réel. Pour cette raison, pensez à enlever vos dispos si vous n’êtes plus disponible.

Remarque: si un autre bureau utilisant Activiteez vous affecte à une activité, le premier bureau à qui vous avez donné la visibilité sur votre planning vera en temps réel que vous n’êtes plus dispo. Inutile donc de rajouter une période « indisponible ».

  • Notification/ information

Quand vous êtes affecté à une activité, vous recevez une notification par email. La veille de la prestation, vous recevez un rapport par email avec les infos pour l’activité ainsi que le nom des participants et les infos de type : reste à payer, matériel à prévoir, lieu de RDV …

Toutes ces informations sont visibles en temps réel et depuis n’importe quel ordinateur ou mobile depuis votre compte directement sur « Mon planning » et en cliquant sur l’activité.

  • Facturation

Quand la prestation est terminée, vous pouvez utiliser Activiteez pour faire vos factures. Soit pour la facture de la prestation en question, soit pour facturer plusieurs prestations à l’organisateur. Bien entendu cela marche aussi pour facturer des clients à vous qui n’utilisent pas Activiteez. Cet outil offre l’avantage d’une facture pro format, imprimable en PDF, et sauvegardée en ligne. Vous pouvez aussi gérer votre comptabilité dépenses / recette très simplement.

Comment mettre en place un tour de role ?

Tuto: La mise en place du tour de role

Pourquoi je ne vois pas la disponibilité de mes moniteurs ?

1 – Le moniteur a-t-il un compte activiteez ?

  • Sinon, créez en un pour lui ou demandez lui d’un créer un gratuitement.

2 – Le moniteur vous a-t-il donné la visibilité sur son planning ?

  • Dans le compte du moniteur et paramètres/ préférences/ partenaires et dans la liste « ils peuvent voir mon planning« , l’email de contact du bureau doit être ajouté.
  • Dans le compte du bureau et paramètres/ préférences/ partenaires et dans la liste « Je peux voir les dispos ou réserver pour…« , le compte du moniteur doit apparaître.
  • Dans le compte du bureau et paramètres/ préférences/ moniteurs  l’email de contact du moniteur doit être ajouté pour être présent dans la liste des moniteurs depuis « planifier ».

3 – Le moniteur a-t-il bien indiqué ses disponibilités ou indisponibilités ?

4 – Dans le bandeau des moniteurs, le moniteur apparait-il ?

  • Cliquez sur « Planifier »,
  • Cliquez sur « moniteurs » pour afficher le bandeau,
  • Si le moniteur n’apparaît pas dans la liste, vérifiez les étapes 1 et 2

5 – Dans le menu « Planifier » et le Bandeau horizontal des moniteurs, la case « Dispos » est-elle bien cochée ?

6 – Dans le menu « Planifier » et le Bandeau horizontal des moniteurs, la case « Filtrer » est-elle bien décochée ou le moniteur est-il sélectionné ?

Comment affecter un moniteur ou un guide à une activité ?

Trois possibilités:

1 – Glisser déposer le moniteur sur le planning

  • Depuis le menu « Planifier », activez le bandeau horizontal en cliquant sur « Moniteurs ».
  • Sélectionnez le moniteur et glissez-déposez le moniteur sur l’activité à lui affecter.

2 – Glisser déposer depuis le menu Planifier / Moniteurs

  • Depuis le menu « Planifier »/ « Moniteurs », sélectionnez l’activité à affecter,
  • Déplacez la sur la ligne du moniteur.

3 – Editez l’activité

  • Depuis le menu « Planifier », sélectionnez l’activité, éditez la.
  • Dans l’onglet « moniteurs et reversement », choisissez le moniteur à affecter. Vous pouvez en ajouter plusieurs ou en effacer.
  • Sauvez.

Tutoriel sur l’affectation et le regroupement des ressources:

Comment calculer automatiquement les reversements des moniteurs ou des guides ?

Editez l’activité

  • Depuis le menu « Planifier », sélectionnez l’activité, éditez la.
  • Dans l’onglet « moniteur », choisissez le type de reversement et activez le calcul automatique des reversements.
  • Sauvez.

Tutoriel le reversement:

  • Régler le calcul des reversements
  • Différentier le calcul en fonction des ressources
  • Consolider et désactiver les lignes calculées

Comment utiliser les données de reversement et exporter pour la comptabilité ?

Tutoriel :

  • Personnaliser la nature et la TVA pour les reversements
  • Personnaliser son plan comptable
  • Exporter ses données

Partenaires et agents

Comment prendre des réservations comme agent ?

Tutoriel video sur comment ouvrir une activité à des partenaires:

  • L’organisateur créée pour vous un identifiant GRATUIT

Vous recevez une notification par email dans laquelle vous trouverez votre login et le lien pour vous connecter à votre compte.

Si vous n’avez pas de compte activiteez, utilisez « Accès partenaire » dans le menu déroulant sous votre identifiant. Une page simplifiée vous permet de gérer vos réservations.

Si vous possédez un compte activiteez, vous gérez les réservations depuis le menu « Réserver »/ « Les activités de mes partenaires »

  • Voir les disponibilités sur les activités en temps réel.

Une fois connecté, vous pouvez visualiser en temps réel, les activités de vos partenaires.

Si vous possédez un compte, dans le bandeau du haut, vous pouvez sélectionner ou désélectionner un ou plusieurs partenaires afin d’améliorer la visibilité sur le planning.

Le code couleurs suivant est utilisé :

  • Vert : l’activité est totalement libre
  • Orange : il y a des inscrits mais il reste de la disponibilité
  • Rouge : l’activité est complète

Vous pouvez personnaliser le code couleur depuis le menu Préférences / Présentation.

  • Prendre une réservation

Pour prendre une réservation, cliquez sur le planning, sur l’activité de votre choix. Puis cliquez sur le bouton « réserver ». Saisissez les informations demandées puis cliquez sur « réserver » en bas de l’écran.

A la prise de réservation, l’organisateur et le client sont notifiés par email qu’une réservation a été effectuée.

  • Calcule des commissions

Si l’organisateur à renseigné les informations de commission, ces dernières sont calculées automatiquement.

Dans le menu Réserver / « Résas prises », les réservations effectuées sont filtrées par compte (par organisateur) et par mois. L’organisateur a les mêmes données de son côté.

Comment désigner un partenaire et calculer ses commissions ?

Donnez les droits à votre partenaire.

  • Dans votre compte organisateur, paramètres/ préférences/ partenaires et dans la liste « ils peuvent réserver pour moi…« , ajoutez l’email de contact de votre partenaire.
    (Remarque : Votre partenaire peut aussi demander directement à être ajouté à cette liste en utilisant la demande « Je souhaite réserver pour… ». Vous verrez alors la demande depuis le menu préférences et pouvez l’accepter ou la refuser).
  • Si ce partenaire ne possède pas d’identifiant pour activiteez (qui peut être un compte activiteez ou simplement une adresse gmail), vous pouvez lui en créer un (bouton à droite de sa ligne dans « préférences »). Un email avec un mot de passe temporaire lui sera automatiquement envoyé.

Indiquez le montant des commission

Vous pouvez et de manière optionnelle, indiquer le montant des commissions pour les réservations prises par le partenaire, avec une part fixe par réservation et/ou un pourcentage du chiffre d’affaire réalisé.

Calculez et payez les commissions

Depuis le menu « Réserver » / « Commissions de mes partenaires », vous visualisez un récapitulatif des commissions pour les chaque partenaire.

Le bouton « Payer » permet de rentrer directement le montant de la commission dans vos écritures sur le compte activiteez et ainsi de pointer ce que vous payez.

Attention: Aucun paiement réel n’est effectué (aucun transfert ou autre), il vous appartient d’effectuer vous même le paiement effectif par vos moyens habituels.

Pourquoi je ne vois pas les activités de mes partenaires ?

1 – L’organisateur vous a-t-il désigné comme partenaire ?

  • Dans le compte de l’organisateur, paramètres/ préférences/ partenaires et dans la liste « ils peuvent réserver pour moi…« , mon email de contact doit apparaître. Vous pouvez aussi demander directement à être ajouté à cette liste en utilisant la demande « Je souhaite réserver pour… ».
  • Dans votre compte (si vous avez un compte activiteez), paramètres/ préférences/ partenaires et dans la liste « Je peux voir les dispos ou réserver pour…« , le compte de l’organisateur doit apparaître.
  • Dans votre compte (si vous avez un compte activiteez), paramètres/ préférences/ partenaires et dans la liste « Je peux voir les dispos ou réserver pour…« , le compte de l’organisateur doit être actif.

2 – Dans le bandeau des partenaires, le compte de l’organisateur apparait-il ?

  • Cliquez sur « Réserver »,
  • Cliquez sur « Les activités de mes partenaires »,
  • Si le compte du partenaire n’apparaît pas dans la liste du bandeau partenaire, vérifiez l’étape 1

3 – Dans le menu « Réserver »/ »Les activités de mes partenaires » et le Bandeau horizontal des partenaires, le compte de l’organisateur est-il bien sélectionné ?

4  – Y a-t-il des activités prévues à ces dates ? Ces activités sont-elles bien réservables par les partenaires ?